Als Administratief Medewerker Procurement & Facility zorg je voor allerlei administratieve opvolging naar onze leveranciers en externe partners toe. Bijkomend ben je verantwoordelijk voor de opvolging van een aantal administratieve processen die leiden tot een vlotte teamwerking bij Finance/Procurement, Bouw, Facility, ICT en Preventie. Je rapporteert aan de Manager Bouw & Facility. Op regelmatige tijdstippen sta je mee in voor het onthaal op ons hoofdkantoor en ben je het eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers en bezoekers. Je bent een uithangbord voor onze organisatie en neemt bijhorende algemene administratieve taken op.

We vertrouwen je graag volgende taken toe:

• Je beheert de raamcontracten van onze leveranciers en volgt alle wijzigingen hierin op. Je maakt contracten op voor bouwprojecten en voert online updates uit van lopende werfcontracten.

• Je staat in voor de controle van de leveranciersfacturen, alsook de facturen van de externe partners.

• Je maakt kwartaal-en maandrapporteringen op.

• Je vraagt energiesubsidies en groene stroomcertificaten aan en verzorgt de digitale input van de meterstanden.

• Je organiseert de brandopleidingen en evacuatieoefeningen en volgt de veiligheidsregisters op.

• Je doet de input van de uurroosters van de verschillende teams en maakt verslag op van vergaderingen.

• Je staat mee in voor het onthaal waarbij je onder andere volgende taken opneemt: telefonie, versturen van post, agendabeheer, ontvangst bezoekers en algemene administratie.